4.  Apuca-te de lucru

Regula pe care trebuie sa o respecti este aceea ca fiecare obiect trebuie sa aiba locul lui, fie ca e pe biroul tau, in sertare, pe rafturi sau dulap.

• Centrul biroului va fi, evident, ocupat cu monitorul si tastatura calculatorului, iar telefonul, de asemenea, va avea locul lui. Acestea, cu siguranta, trebuie puse inapoi pe birou.

• Ce urmeaza? Pastreaza pe birou cat de putine lucruri poti. Gandeste-te cat de des folosesti obiectele care au fost pe biroul tau si incearca sa le aranjezi inapoi pe cele de care ai nevoie in mod constant in fiecare zi.

• Intuitia va fi ghidul potrivit care sa iti spuna unde trebuie pus fiecare lucru. Daca in mod instinctiv cauti un anumit obiect intr-o parte a biroului, atunci acolo e locul potrivit pentru el. Asigura-te ca aceste accesorii sunt la o distanta potrivita, astfel incat sa ajungi cu usurinta la ele doar intinzand putin mana (in partea ta dreapta daca esti dreptaci sau stanga daca esti stangaci). Exemple de astfel de articole sunt: 2 creioane, 2 pixuri, un evidentiator, notite autoadezive, hartie pentru scris, sau si mai bine: o agenda.

• E foarte important ca toate celelalte obiecte de pe biroul tau sa fie grupate. Pastreaza pixurile, creioanele, stilourile si evidentiatoarele in suporturi pentru instrumente de scris. Pastreaza documente, hartii, rapoarte, reviste sau cataloage, in tavite pentru documente sau suporturi verticale pentru documente. Organizeaza-le si pe acestea. De exemplu, intr-un compartiment poti aseza proiectele in lucru si in alt compartiment proiectele terminate.

• O alta optiune este accea de a le aranja in ordinea importantei lor, de la cele mai importante la cele mai putin importante. Oricare optiune o vei alege, tavitele si suporturile pentru documente sunt indispensabile.

• Pastreaza un spatiu gol pe biroul tau, aproximativ de marimea unui document A4. Astfel, vei avea tot timpul un spatiu pe care poti sa il folosesti pentru a revizui sau semna un document. Obisnuieste-te sa nu lasi nimic in aceasta zona.

• Articolele de birou de care nu ai nevoie in mod regulat, ci doar de cateva ori pe saptamana, pot fi pastrate in sertare. Primul sertar ar trebui pastrat pentru acele obiecte pe care le folosesti destul de des, dar care nu trebuie sa stea neaparat pe birou. Pune articolele pe care le folosesti impreuna in acelasi sertar. De exemplu: capsator, capse, decapsator si agrafe de birou sau stampila, tusul si tusiera. Un sertar separat ar trebui destinat lucrurilor personale. 

5.  Adauga putin stil

Chiar daca scopul nostru a fost acela de a avea un birou curat si organziat, asta nu inseamna ca trebuie sa te opresti aici. Fie ca e vorba de o poza cu tine si cainele tau sau doar agrafe de birou intens colorate, e in regula daca adaugi o nota personala spatiului din jurul tau. Poti adauga elemente decorative, poze personale, mici statuete, cani cu mesaje haioase, stickere cu mesaje motivationale sau orice alteva consideri potrivit. Totusi, prea multe accesorii de acest fel pot sa iti distraga atentia. Studiile demonstreaza ca un numar de trei astfel de obiecte este suficient.

Nu astepta ca biroul tau sa fie intr-un haos total inante de a incepe sa faci curat. S-ar putea ca asteptand prea mult, sa ti se para din ce in ce mai greu sa incepi.